9 bước thiết lập kế hoạch công việc hiệu quả !

Trước khi hoàn thành được mục tiêu công việc của mình, chúng ta cần lập kế hoạch làm thế nào để đạt được chúng. Kế hoạch công việc tạo ra một lộ trình rõ ràng mà các nhóm dự án có thể đi theo để đạt được các mục tiêu của mình. Dọc theo con đường đó sẽ là các nguồn lực, các ràng buộc và các yếu tố quản lý công việc khác cần được mô tả trong kế hoạch công việc.

Kế hoạch công việc là gì?

Kế hoạch công việc là một tài liệu mô tả chi tiết về các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu công việc, bao gồm công cụ quản lý thời gian, tài nguyên, người chịu trách nhiệm và các yêu cầu khác giúp người làm việc có thể tổ chức, phối hợp và hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Kế hoạch công việc có thể được lập cho cá nhân, nhóm hoặc tổ chức.

Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch công việc

Lập kế hoạch công việc giúp mỗi cá nhân xác định mục tiêu, phân tích các nhiệm vụ cần thực hiện, ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết, đồng thời theo dõi và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch công việc phải kể đến như :

Quản lý thời gian hiệu quả

Lập kế hoạch giúp mỗi người xác định những công việc quan trọng và ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng và thời gian cần thiết để hoàn thành. Từ đó có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và tránh lãng phí thời gian cho những công việc không cần thiết. Một bản kế hoạch công việc chỉn chu cũng giúp phân chia thời gian một cách hợp lý giữa các nhiệm vụ khác nhau. Chúng ta có thể xác định thời gian cần dành cho mỗi công việc và lập lịch làm việc theo đúng thời gian đã định. Giúp tránh việc dành quá nhiều thời gian cho một công việc cụ thể và bỏ qua những nhiệm vụ khác quan trọng hơn.

Đạt được mục tiêu

Kế hoạch công việc giúp thiết lập những mục tiêu rõ ràng và xác định các bước cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Khi có một kế hoạch rõ ràng, chúng ta dễ dàng hướng dẫn và tự động hóa quá trình làm việc của mình, từ đó tạo ra sự tập trung, tăng cường hiệu quả và năng suất.

Giảm căng thẳng và stress

Lập kế hoạch công việc giúp kiểm soát thời gian một cách hiệu quả hơn. Mỗi người có thể ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và phân bổ thời gian một cách hợp lý. Khi có sự kiểm soát về thời gian, chúng ta có thể tránh việc phải làm việc quá sức, làm việc quá giờ và tạo ra thời gian để nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng. Khi cảm thấy bản thân mình làm việc một cách hiệu quả, mỗi người có thể giảm căng thẳng và stress.

Định hướng và tổ chức

Kỹ năng lập kế hoạch giúp mỗi người có cái nhìn tổng quan về công việc và định hướng rõ ràng cho hoạt động của mình. Nó cũng cung cấp một khung thời gian để các thành viên có thể phối hợp công việc và giao tiếp với nhau một cách hiệu quả.

Một kế hoạch công việc hoàn chỉnh cũng cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá tiến độ làm việc. Chúng ta có thể so sánh những gì đã được thực hiện với kế hoạch ban đầu và điều chỉnh nếu cần thiết để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

9 bước thiết lập kế hoạch công việc hiệu quả

Bước 1: Xác định mục tiêu

Đầu tiên, xác định mục tiêu cụ thể mà bản thân muốn đạt được. Điều này giúp tập trung vào những gì quan trọng và định hình được kế hoạch tổng thể. Mục tiêu là đích đến mà chúng ta muốn đạt được, là lý do để bạn bắt đầu hành động. Một kế hoạch công việc hiệu quả phải tuân theo nguyên tắc SMART, có mục tiêu rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp với thực tế và có thời hạn thực hiện.

Bước 2: Liệt kê công việc cần làm theo ngày/quý/tháng/năm

Liệt kê các đầu mục công việc và xác định các bước cụ thể để hoàn thành mỗi công việc đó. Điều này giúp chúng ta hiểu rõ ràng về quy trình và công việc cần làm.

Theo ngày: Liệt kê các công việc cần hoàn thành trong một ngày cụ thể. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, đảm bảo hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng trước.
Theo quý/tháng: Đối với các công việc dài hạn hoặc dự án có thời gian kéo dài, có thể liệt kê công việc theo quý hoặc tháng. Chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các phần nhỏ hơn và gán thời hạn cụ thể cho mỗi phần.
Theo năm: Đối với các mục tiêu và kế hoạch dài hạn, có thể liệt kê công việc theo năm. Xác định mục tiêu lâu dài và chia nhỏ chúng thành các mục tiêu con cụ thể để hoàn thành trong từng giai đoạn.

Bước 3: Phân chia công việc

Trước tiên, xem xét tất cả các công việc cần hoàn thành. Lưu ý các nhiệm vụ, công việc, dự án hoặc mục tiêu chính mà mình đang làm. Sau đó ghi chú ngắn gọn cho mỗi công việc để có thể hiểu rõ từng nhiệm vụ cụ thể.

Xác định các tiêu chí phân loại công việc, chẳng hạn như mức độ ưu tiên, quan trọng, khẩn cấp, loại công việc, thời gian hoàn thành, độ phức tạp, nguồn lực cần thiết và tầm quan trọng. Dựa trên các tiêu chí đã xác định, phân loại các công việc vào các danh mục tương ứng. Ví dụ: công việc cấp cao, công việc cần hoàn thành trong thời gian ngắn, công việc quan trọng nhưng không gấp, công việc có thể giao cho người khác thực hiện,…

Khi xây dựng một kế hoạch, có thể phân loại các công việc thành 4 loại sau:

Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những công việc cần được thực hiện ngay lập tức vì tính khẩn cấp và quan trọng của chúng.
Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đây là những công việc có tính khẩn cấp nhưng không đòi hỏi độ quan trọng cao. Chúng có thể được ủy quyền hoặc giao cho người khác thực hiện.
Không khẩn cấp nhưng quan trọng: Đây là những công việc không đòi hỏi tính khẩn cấp, nhưng vẫn có ý nghĩa và tầm quan trọng. Khi xây dựng kế hoạch, cần xem xét và quyết định liệu có thực hiện ngay hay để thực hiện trong tương lai.
Không khẩn cấp và không quan trọng: Đây là những công việc không đòi hỏi tính khẩn cấp và không mang lại giá trị quan trọng đáng kể. Chúng có thể được lên lịch để thực hiện trong thời gian tới.

Bước 3: Ưu tiên công việc

Xác định các công việc quan trọng và ưu tiên theo thứ tự ưu tiên. Đặt những công việc quan trọng hơn ở đầu danh sách để đảm bảo hoàn thành những việc quan trọng trước.

Bước 4: Xác định thời gian

Dựa trên thứ tự ưu tiên, xác định thời gian và ngày hạn hoàn thành cho mỗi công việc. Lập lịch, phân chia thời gian giúp quản lý công việc một cách hiệu quả và đảm bảo bản thân có đủ thời gian để hoàn thành công việc quan trọng.

Bước 6: Ứng dụng kỹ thuật quản lý thời gian

Áp dụng các kỹ thuật quản lý thời gian, chẳng hạn như kỹ thuật Pomodoro để tăng hiệu suất làm việc. Bao gồm việc làm việc trong khoảng thời gian ngắn, tách riêng thời gian nghỉ ngơi, và tập trung vào công việc trong thời gian chỉ định.

Bước 7: Ghi chú và theo dõi tiến độ

Xác định các chỉ số hoặc tiêu chí để đánh giá tiến độ công việc, như thời gian hoàn thành, số lượng công việc đã hoàn thành, hay bất kỳ yếu tố nào phù hợp với công việc của bản thân. Sau đó ghi nhận và cập nhật tiến độ công việc, điều này giúp theo dõi tiến trình và đánh giá sự tiến bộ của dự án.

Bước 8: Điều chỉnh

Linh hoạt điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Nếu có sự thay đổi hoặc trục trặc xảy ra, hãy điều chỉnh kế hoạch và ưu tiên lại công việc để đảm bảo tiến trình công việc không bị ảnh hưởng quá nhiều.

Bước 9: Đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau khi hoàn thành công việc, hãy đánh giá kết quả và rút kinh nghiệm từ quá trình lập kế hoạch và thực hiện công việc. Nhằm mục đích cải thiện quy trình và kế hoạch cho các công việc tương lai.

Các điểm cần lưu ý khi thiết lập kế hoạch công việc :

Thiếu sự cụ thể: Kế hoạch công việc cần phải được mô tả chi tiết và rõ ràng. Thiếu thông tin cụ thể về các nhiệm vụ, thời gian, nguồn lực và mục tiêu có thể dẫn đến hiểu lầm và sự bất đồng giữa các thành viên trong nhóm làm việc.
Thiếu ước lượng thời gian: Một sai lầm phổ biến là hiểu lầm về thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Thường xuyên xảy ra trường hợp rằng các công việc được lập lịch quá sát với nhau hoặc ước lượng thời gian không chính xác, dẫn đến áp lực, căng thẳng và chậm tiến độ.
Không ưu tiên công việc quan trọng: Một số người có xu hướng tập trung vào các nhiệm vụ nhỏ và dễ dàng hoàn thành, trong khi bỏ qua các công việc quan trọng và ưu tiên cao. Điều này có thể dẫn đến việc không hoàn thành các mục tiêu quan trọng trong thời gian quy định.
Thiếu tính linh hoạt: Kế hoạch công việc cần phải linh hoạt để điều chỉnh và thích ứng với các thay đổi không mong đợi. Nếu không có tính linh hoạt, một sự cố bất ngờ hoặc sự thay đổi có thể làm lung lay toàn bộ kế hoạch và gây ra trục trặc trong tiến trình làm việc.
Chỉ tập trung vào kết quả mà xem nhẹ quá trình: Cả quá trình và kết quả đều là yếu tố cốt lõi trong một bản kế hoạch công việc. Nếu chỉ tập trung vào kết quả mà xem nhẹ quá trình, chúng ta có thể đang bỏ sót nhiều vấn đề mà lâu dần có thể có những tác động tiêu cực đến công việc.
Không xem xét tài nguyên và khả năng: Kế hoạch công việc cần phải cân nhắc đến tài nguyên và khả năng có sẵn, bao gồm cả nhân lực, ngân sách và thiết bị. Nếu không có sự đánh giá cẩn thận, có thể xảy ra tình huống tài nguyên không đủ hoặc không thể sử dụng hiệu quả.
Không có sự chuẩn bị cho các phương án dự phòng: Bất cứ kế hoạch nào cũng cần có bản dự phòng để ứng phó với những việc không lường trước.

Trên đây là tổng hợp chia sẻ 9 bước thiết lập kế hoạch công việc hiệu quả.. Đừng quên theo dõi cập nhật thêm các thông tin từ Sun-Hi Media tại đây nhé…

Hỗ trợ , chia sẻ kinh nghiệm thực tế cho quý khách hàng 078 8558 179 ( Zalo Booking )